La automatización de procesos ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y ganar eficiencia. Conoce sus beneficios y qué tareas o áreas puedes automatizar.
¿Sabías que la ejecución manual de los procesos de negocio puede insumir cada día hasta un 40% del tiempo de cada colaborador? Esta es una de las razones que ha hecho que la automatización de procesos se convierta en un factor clave para la eficiencia y la supervivencia de las empresas.
En este artículo, exploraremos en detalle este concepto, beneficios y procesos que puedes automatizar en tu organización.
¿Qué es la automatización de procesos?
Esta automatización consiste en la implementación de tecnologías y sistemas que permiten realizar automáticamente tareas y procesos, que antes se hacían de forma manual. Esta tendencia ha ganado popularidad en diferentes sectores, ya que es una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia y productividad en las empresas.
La automatización de procesos puede aumentar la productividad hasta en un 60%.
Fuente: McKinsey & Company
La automatización de procesos agiliza la ejecución de tareas repetitivas y rutinarias, liberando tiempo y recursos. Esto tiene un doble efecto positivo, por un lado, los colaboradores pueden enfocarse en actividades de mayor valor estratégico. Mientras que, por otro lado, reduce los errores al minimizar la intervención manual, mejorando la precisión y calidad de los resultados.
Por eso, al adoptar la automatización de procesos, las empresas pueden alcanzar un nivel superior de eficiencia y competitividad en el mercado actual.
5 procesos que puedes automatizar a través de la tecnología
Cada industria tiene procesos específicos, aquí citamos algunos que son comunes para todas las empresas y que, si los automatizas, pueden ayudarte a recuperar tiempo.
○ Atención virtual a clientes
En los últimos años, se ha popularizado el uso de canales digitales para la atención a clientes. El éxito de implementarlos dependerá de su integración para lograr una omnicanalidad efectiva. Esto permite a los clientes utilizar los canales de su preferencia y hace más simples y ágiles las gestiones.
Existen diversos aspectos de la atención virtual a clientes que puedes automatizar a través de la tecnología, entre ellos:
Asistente virtual
Un asistente virtual permite a tu organización contar con un canal de atención 24/7 teniendo mayor agilidad en las respuestas y evitando esperas innecesarias por consultas simples.
Una herramienta como Innova Smart Talks, permite brindar atención a varios clientes de forma simultánea y por diversos canales. Tales como Chat Web, WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram y Twitter.
Asimismo, es importante destacar que debido a la disponibilidad del historial del cliente y su alto poder de comprensión de preguntas, las respuestas e interacciones serán más personalizadas.
Innova Smart Talks es un chatbot híbrido que combina la atención con tecnología y mediante agentes humanos. El asistente recibe el contacto y responde las consultas más frecuentes, gracias al aprendizaje automático, puede identificar y derivar con un representante de atención al cliente para que concluya la gestión.
Por consiguiente, esto impactará de forma directa en la mejora de la calidad (y tiempos) del servicio y la experiencia del cliente.
Portal de Clientes
Es otro canal virtual de atención las 24 horas. Desde allí tus clientes podrán consultar su estado de cuenta, modificar su información, realizar reclamos o consultas y más. Como así también realizar pagos con todas las tarjetas y billeteras virtuales.
En plataformas como Innova Customer Portal la automatización es la estrella. Por ejemplo, un cliente realiza cambios en su información, hace una solicitud o efectúa un pago a través del portal. Luego, mediante la automatización, esos cambios se reflejan de forma automática en todos los sistemas relevantes, como el CRM o el sistema de facturación. Esto garantiza la consistencia de los datos, evitando la duplicidad de información y errores en la carga de datos.
Además, puedes configurar notificaciones automáticas para informar a los clientes sobre el estado de sus gestiones, actualizaciones de cuentas o cualquier otra información relevante. Lo cual proporciona una gran mejora en la experiencia del cliente.
○ Gestión de cobranza
Si automatizas la gestión de cobranza, podrás optimizar la gestión de cobros y mejorar el compromiso de pago. Esto es posible gracias a que herramientas, como Innova Cobranzas 360 que facilita la autogestión a los clientes a través del envío de links de pago y la consulta de operadores mediante un buscador de cuentas por ID/Apellido. Al mismo tiempo, permite automatizar:
- el seguimiento de las cuentas,
- el envío de recordatorios de pago y avisos de deuda,
- la identificación de transferencias,
- la generación de reportes e informes,
- conciliar de manera automática todos los cobros.
Por otra parte, a través de herramientas como Innova Cash Connector & Control permite incorporar nuevos puntos de cobro y centralizar toda la información. También integra al sistema comercial las principales redes de cobranza, tarjetas de crédito y débito, billeteras virtuales y más.
Como puedes ver, la integración de este tipo de herramientas contribuye a agilizar la gestión de cobro. Beneficiando a tu organización con una mayor liquidez, el crecimiento de la rentabilidad y la optimización de los recursos.
○ Campañas de Marketing
La automatización de procesos en las campañas de Marketing permite una mayor eficiencia y efectividad.
Con su implementación puedes consolidar toda la información de tus clientes actuales y potenciales en un mismo lugar. Así contarás con información actualizada para tomar decisiones e identificar oportunidades.
Otra gran ventaja es la optimización de la segmentación. Con herramientas como Innova CRM+ puedes mejorar el impacto de tus campañas de e-mail marketing. Esto es posible gracias a que define variables para segmentar las bases de datos y hacer envíos automáticos. Por otra parte, esta plataforma hace posible el monitoreo de los hábitos de consumo e interacciones de tus clientes para que puedas crear campañas más apropiadas.
Además, puedes impulsar la comunicación con tus clientes a través de la programación de campañas comerciales, de cobranza, salutaciones y más. Para lograrlo, realiza la automatización del proceso de envío de notificaciones para dar avisos importantes a clientes y colaboradores, seleccionando el canal adecuado para cada uno de ellos. Herramientas como Innova Comms Tracker, que cuenta con una alta capacidad de envío en el menor tiempo y habilita el uso de canales como SMS, mail, notificaciones push y WhatsApp. Para, de este modo, mejorar el flujo de comunicación y lograr una mejor experiencia.
○ Reserva de espacios corporativos
En gran parte de las organizaciones, la reserva de espacios corporativos suele estar a cargo del área de Recursos Humanos. A través de la automatización de procesos puedes liberar tiempo de este equipo para que puedan dedicarse a tareas más relevantes.
Para esta finalidad se han creado las plataformas de gestión de reservas corporativas, como Innova Pick Place. Con esta solución puedes automatizar la gestión de puestos de trabajo, salas de reuniones, lactario, gimnasio, parking, catering, y hasta el ingreso y egreso de personas en las instalaciones.
Con esta plataforma online, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet, los usuarios pueden:
- realizar reservas,
- convocar a los asistentes,
- hacer check in mediante QR,
- informar necesidades de limpieza y valorar el lugar,
- cancelar reservaciones con liberación automática del espacio, y más.
Cada una de estas acciones se verán reflejadas de forma automática en el sistema. La gran ventaja de este sistema es la automatización de recordatorios y, en caso de cancelación, la liberación del lugar. Además de la visibilidad a los asistentes mediante su integración con los calendarios de Google y Microsoft Outlook.
○ Gestión de promociones con tarjetas de crédito y débito
Si bien este es un proceso que solo puede ser implementado por entidades bancarias, no podemos dejar de mencionarlo por el impacto que tienen en la operatoria.
Al implementar una plataforma como Innova PIP para la gestión de promociones con tarjetas de crédito o débito puedes automatizar:
- notificación a las administradoras de las parametrías de las campañas,
- validación de los datos de comercios adheridos,
- carga de datos y actualización de la información,
- alertas sobre el alta o vencimiento de una promoción para activar o desactivar la comunicación.
De este modo, la plataforma impulsa la mejora de los procesos internos, contemplando las necesidades operativas de la Multiadquirencia. A la vez, al sumar este tipo de software es posible disminuir los reclamos de los clientes. Este resultado se da a través de una comunicación precisa de las promociones y la minimización de los errores en la carga de los comercios y condiciones del beneficio.
Beneficios de la automatización de procesos
Como hemos visto, la automatización de procesos trae numerosos beneficios a las organizaciones, entre ellos podemos detallar:
- Mayor eficiencia operativa
Con su implementación se optimiza el flujo de trabajo. Gracias a dejar de depender de procesos manuales, agilizar los tiempos de respuesta y reducir los cuellos de botella. Así es posible la coordinación eficiente entre los diferentes departamentos y una ágil comunicación interna.
Además, debido a la estandarización de los procedimientos, se garantiza la uniformidad y coherencia en el procesamiento de datos.
- Reducción de costos
La automatización de procesos reduce los costos operativos al eliminar o minimizar las tareas manuales, repetitivas, que insumen mucho tiempo. Esto libera recursos humanos y materiales que se pueden destinar a otras actividades más estratégicas para la organización.
- Mejores decisiones
También, la automatización de procesos y la información centralizada favorecen la recopilación de datos precisos y actualizados en tiempo real. Logrando, a través de informes y análisis detallados, la identificación de áreas de mejora y la implementación de estrategias efectivas.
- Flexibilidad y escalabilidad
La estandarización que ofrece la automatización de procesos facilita la integración de los sistemas. De este modo, la organización puede ir adaptándose a las necesidades y demandas del mercado, impulsando su crecimiento y sostenibilidad.
- Mejora de la experiencia del cliente.
La automatización de procesos también hace más confiables los servicios al reducir la variabilidad y la inconsistencia en el desempeño. Esto genera confianza y credibilidad en los clientes, que perciben una mayor calidad y seguridad en los servicios.
En conclusión,
La automatización de procesos es una herramienta poderosa para optimizar las operaciones empresariales. Su implementación permite ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar la comunicación interna y obtener información valiosa para la toma de decisiones.
En otras palabras, es una inversión estratégica que impulsa la adaptación de las empresas a un entorno cada vez más competitivo. Sin embargo, para que sea exitosa, precisas contar con una estrategia adecuada, un software customizado y un equipo capacitado.
En Innova CCS tenemos las soluciones que tu organización necesita para automatizar sus procesos. ¡No esperes más y lleva a tu empresa al siguiente nivel de eficiencia y éxito!