La digitalización del área de recursos humanos ayuda a realizar sus tareas con mayor rapidez y eficacia. Conoce 4 herramientas claves para implementarla en tu organización.
Las herramientas tecnológicas para recursos humanos contribuyen a optimizar las tareas y automatizar procesos claves. Ayudando a la gestión de colaboradores, la gestión de workflow, asignación de espacios corporativos, entre otros.
En este artículo te contamos cómo impacta la transformación digital en el área de recursos humanos y los beneficios de esta digitalización. Además, exploramos 5 herramientas claves para lograr los mejores resultados en tu organización.
Cómo impacta la transformación digital en el área de Recursos Humanos
La transformación digital en Recursos Humanos representa un proceso de cambio muy grande para las organizaciones. No solo a nivel tecnológico, sino también cultural, al crear nuevas formas de realizar las tareas del día a día.
La digitalización del área de Recursos Humanos contribuye a gestionar con mayor rapidez y eficacia, ayudando a la empresa a ser más competitiva y pueda alcanzar sus objetivos.
Por una parte, esto se debe a la automatización de procesos claves del área de RRHH. Como, por ejemplo, la gestión de talentos, los flujos de trabajo, el envío de recibos de sueldo o carga de licencias.
Una acción que es posible gracias a plataformas tecnológicas simples de utilizar que agilizan las tareas y optimizan el uso del tiempo, contribuyendo a una mayor productividad.
Por otra parte, el acceso a información centralizada y actualizada permite a este departamento realizar un análisis de los colaboradores con datos de calidad, que permite una gestión más efectiva.
Incluso, el uso de herramientas digitales, como las que ofrecemos en Innova CCS, pueden ayudar al departamento de Recursos Humanos a agilizar el proceso de reclutamiento.
5 beneficios de la transformación digital aplicada a Recursos Humanos
La transformación digital en Recursos Humanos trae consigo un abanico de beneficios muy amplio. Entre los que podemos mencionar:
Mayor control
La realización de tareas a través de herramientas tecnológicas, al brindar una visión integral de los procesos, permite obtener un mayor control. En especial, ofrece la posibilidad de ejecutar acciones específicas para cumplir con las gestiones en el tiempo esperado.
A su vez, los software brindan reportes, estadísticas y cuentan con la trazabilidad de los procesos.
Automatización de las gestiones
Sumar herramientas tecnológicas permite automatizar las tareas repetitivas y minimizar errores. De la misma manera que contribuye a hacer más simples gestiones internas de la organización.
Por ejemplo, una plataforma para la reserva de espacios corporativos como Innova Pick Place automatiza la gestión de sitios y equipos de uso común. Puedes usarlo para la reservación de:
- Parking,
- puestos de trabajo,
- menú del comedor,
- sala de reuniones,
- turno de gimnasio o lactario, entre otras.
En cualquiera de estos casos, cuando el usuario cancela la reserva, la plataforma libera el lugar de forma automática.
Otra gran ventaja de Innova Pick Place es que envía recordatorios de reserva, optimizando el uso de los espacios de la organización.
Mejor experiencia del cliente interno
La tecnología permite lograr procesos de trabajo fluidos. Esto es posible gracias a que los colaboradores acceden de forma simple a la información necesaria para realizar las gestiones.
Con una herramienta de Back Office, como Innova Business Manager, se organiza cada proceso de trabajo. Así se consigue un funcionamiento dinámico de la empresa y que todas las áreas estén en sintonía. Por ejemplo, fija tareas a los responsables y controla cada instancia a través de cambios de estado e, incluso, alerta sobre desvíos. De este modo, cada colaborador sabe qué tareas tiene asignadas, potenciando su productividad. Incluso, con una herramienta como Innova Flow, es posible diseñar el workflow de procesos para organizar las tareas donde intervienen las diferentes áreas.
Comunicación interna más ágil
Mantener los procesos organizados, automatizar las tareas repetitivas y centralizar la información son algunos de los factores que agilizan la comunicación interna.
Además, con las herramientas digitales aplicadas a recursos humanos, es posible romper con el trabajo en silos e implementar una comunicación fluida entre áreas. De esta forma, evitas el trabajo duplicado y aprovechas el valor de la información para lograr los objetivos comerciales de la compañía.
Trazabilidad de las gestiones de Recursos Humanos
Las herramientas tecnológicas contribuyen a realizar un seguimiento en tiempo real de las gestiones. Mientras que, a la vez, permite detectar con rapidez donde surgió la falla, en caso de que surja algún inconveniente.
4 herramientas digitales para Recursos Humanos
Como vimos, la digitalización en Recursos Humanos tiene un amplio alcance, logrando beneficiar a toda la organización.
Aquí compartimos 4 herramientas claves que hacen más simple las tareas del área y de los colaboradores.
Sistema de Back Office
Este tipo de herramientas permite que puedas llevar una gestión interna más ordenada, simplificando y controlando los procesos.
Un sistema de Back Office como Innova Business Manager hace posible la creación de procesos fluidos y precisos. De esta forma, puedes realizar las gestiones de forma exitosa y reducir costos.
Esta plataforma contribuye a facilitar la gestión de Recursos Humanos mediante la asignación de tareas y la definición de roles. Al mismo tiempo que permite configurar procesos, usuarios, formularios, entre otros.
Algunas de las ventajas que ofrecen este tipo de herramientas son:
- información centralizada y en tiempo real,
- trazabilidad de cada tarea para evaluar los plazos de cumplimiento,
- automatización de procesos para ahorrar tiempo y dinero, y mucho más.
Por lo tanto, un back office ordenado, mejora la productividad de tu equipo de trabajo y contribuye a que la experiencia de los colaboradores sea mucho más satisfactoria.
Portal de gestión
Un Portal de gestión es una herramienta muy útil para el área de recursos humanos. Ya que, una plataforma como Innova Customer Portal, permite la creación de una oficina virtual interna. Allí cada colaborador puede:
- ver su recibo de sueldo,
- gestionar sus licencias,
- reservar espacios corporativos,
- acceder a instructivos, y más.
En otras palabras, esta funcionalidad es clave dentro de los servicios de gestión de capital humano porque permite agilizar la interacción entre el departamento de RRHH y los colaboradores. Sobre todo cobra importancia en el caso de la modalidad remota o híbrida, al eliminar la necesidad de ir a las oficinas físicas para realizar gestiones.
Software para gestión de workflow
Con un software de gestión de Workflow es posible automatizar la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso. Mientras que a la vez permiten efectuar un seguimiento de cada etapa del flujo de trabajo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión.
Un software de gestión de workflow, como Innova Flow, permite:
- organizar las tareas donde intervienen diferentes áreas,
- estandarizar procesos,
- identificar las partes del proceso que pueden automatizarse, etc.
Por ejemplo, gracias a la integración con otras herramientas, puedes automatizar el envío de comunicaciones que forman parte de un procedimiento de trabajo. De este modo, lograrás una mayor eficiencia y la optimización de los procesos.
Software para reservas corporativas de espacios y equipos
Para digitalizar la gestión de reservas corporativas, cuentas con Innova Pick Place. Con esta solución puedes gestionar reservas de puestos de trabajo, salas de reuniones, lactario, gimnasio, parking, etc.
Del mismo modo, puedes integrar el servicio de Catering para que tus colaboradores elijan su menú con antelación y controlar el ingreso y egreso de personas en las instalaciones.
Es una plataforma a la que los usuarios pueden acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Desde allí pueden:
- realizar reservas,
- convocar a los asistentes,
- hacer check in mediante QR,
- informar necesidades de limpieza y valorar el lugar,
- cancelar reservaciones con liberación automática del espacio, y más.
Lo importante de digitalizar la gestión de reservas corporativas es que automatizas los recordatorios y, en caso de cancelación, la liberación del lugar. Además, ofreces visibilidad a los asistentes mediante su integración con los calendarios de Google y Microsoft Outlook.
Por último, el área de Recursos Humanos podrá conocer el estado de reservaciones en tiempo real al contar con un plano de planta.
Pon a jugar a la tecnología en el equipo de Recursos Humanos
Para resumir, la tecnología ofrece grandes ventajas para el área de recursos humanos. Por lo tanto, es clave elegir las herramientas adecuadas y para lograrlo es importante contar con soluciones que:
- puedan integrarse a los sistemas que ya operan en la organización,
- sean escalables permitiendo sumar nuevas funcionalidades a futuro,
- cuenten con un servicio de soporte con experiencia para obtener su mayor potencial,
- sea fácil de poner en funcionamiento gracias a su implementación cloud,
- sean customizables a las necesidades de tu organización e industria.
En Innova CCS te ofrecemos las soluciones para que el departamento de recursos humanos de tu organización sea más productivo y puedas optimizar los procesos, alineándolos con tus objetivos.
¿Llevamos al área de Recursos Humanos de tu organización al próximo nivel? Ponte en contacto y lo haremos realidad.