Según Gartner, las empresas de servicios que tienen un proceso de facturación ágil pueden mejorar su eficiencia y productividad en un 20%. Conoce cómo aplicarlo a tu empresa.
Un proceso de facturación ágil es clave para la competitividad de las empresas.
La facturación en una empresa de servicios es una tarea crucial, ya que influye directamente en el flujo de ingresos y la satisfacción del cliente. Para optimizar este proceso, es fundamental adoptar estrategias que permitan su agilización y mejora continua.
En este artículo, exploraremos cinco estrategias efectivas que ayudarán a lograr una facturación más eficiente en una empresa de servicios.
3 desventajas de un proceso de facturación lento en una empresa de servicios
En las empresas de servicios como internet y telefonía, así como en otros sectores de utilities, el proceso de facturación juega un papel crítico en el funcionamiento diario.
Por eso, si este proceso es lento, puede afectar a la eficiencia y la rentabilidad del negocio. A continuación, abordamos 3 desventajas clave:
1. Impacto en el flujo de caja: Un proceso de facturación lento puede causar retrasos en el cobro de pagos pendientes, lo que a su vez afecta el flujo de caja de la empresa. Dificultando el cumplimiento de obligaciones, como el pago a proveedores y empleados, e incluso restringir las inversiones necesarias para el crecimiento del negocio.
2. Aumento de errores de facturación: La prisa y la presión para compensar el tiempo perdido pueden ser la causa de una mayor cantidad de errores, como montos incorrectos o información inexacta del cliente. En consecuencia, esto insumirá tiempo adicional para corregir errores y atender reclamos de clientes.
3. Percepción negativa del cliente: La lentitud en este proceso puede llevar a que los clientes duden del profesionalismo y la confiabilidad de la empresa. La falta de puntualidad en la entrega de facturas o los errores pueden erosionar la confianza del cliente en la empresa y afectar su retención.
En otras palabras, los aspectos que acabamos de mencionar pueden afectar el rendimiento general del negocio. Por lo tanto, es fundamental priorizar la agilidad y eficiencia en el proceso de facturación para mantener la competitividad y satisfacer las expectativas de los clientes.
5 estrategias para agilizar el proceso de facturación en una empresa de servicios
Ahora bien, ¿cómo puedes implementar un proceso de facturación más ágil en tu empresa?. Aquí compartimos 5 estrategias que te ayudarán a lograrlo.
○ Automatización del proceso de facturación
Claro está que resulta clave digitalizar el proceso de facturación. Aunque esta ya no es una elección, sino una disposición por parte de las administraciones tributarias de la región. Según el informe de la Asociación Latinoamericana de Internet (ALADI), en 2022, el 70% de los países de América Latina han implementado la facturación electrónica.
La digitalización del proceso de facturación permite emitir, enviar y también recibir facturas de manera instantánea y segura. A la vez, al eliminar el proceso manual de impresión y envío de facturas físicas, se reducen los tiempos de entrega y se minimizan los errores en el proceso. Por ejemplo, Innova CCBilling cuenta con un control pre-facturación y análisis de consumo para detectar lectura incorrecta u otros problemas.
En este sentido, aparece como pilar la automatización de la facturación y su integración con el CRM. Cuando estas herramientas trabajan juntas, consigues una mayor eficiencia en el flujo de información. Generando facturas automáticamente a partir de esos datos para agilizar el proceso. Además, sistemas como Innova Comms Tracker envía recordatorios automáticos de pago a los clientes, lo que facilita el cumplimiento de los plazos de pago.
○ Gestión eficiente de datos y documentación
Para ello es preciso centralizar la información relevante mediante una herramienta tecnológica. Dado que esto dará acceso simple a los colaboradores a la información necesaria para la emisión de facturas.
Gracias a contar con la documentación digitalizada, el acceso y la revisión de la información necesaria para la emisión de facturas es ágil. Mientras que también se evita la pérdida de tiempo en la búsqueda de datos dispersos.
Por otra parte, al organizar las facturas por fechas, clientes o tipos de servicios, es más simple localizar los documentos. En tanto, en el caso, del área de atención al cliente, tiene un impacto directo en el tiempo de resolución de consultas o reclamos.
○ Agilización de la comunicación con los clientes
En este punto podemos citar diferentes formas de agilizar la comunicación con los clientes. Algunas de las opciones son:
- Facilitar la autogestión a través de un Portal de Clientes.
- Incorporar notificaciones a clientes referidas a la liquidación del servicio.
- Permitirle elegir el canal de preferencia para el envío de la factura.
- Sumar un asistente virtual a los canales digitales para brindar respuestas rápidas a consultas simples.
- Contar con una gestión integral de la cuenta del cliente para agilizar la atención que brindan tus colaboradores.
- Integrar en las facturas opciones de pago electrónico.
Estas son algunas de las formas de agilizar la comunicación con tus clientes en torno a la facturación. En cualquier caso, el objetivo final será que el cliente sepa cuánto y en qué fecha debe abonar. Mientras que, a la vez, hacemos accesible el proceso de pago.
○ Monitoreo y seguimiento del proceso de facturación
La trazabilidad del proceso de facturación, excede a la emisión de la factura de cada uno de los clientes. Se refiere a configurar un procedimiento claro que abarque desde los ciclos de facturación hasta los controles previos al envío.
Aquí la automatización aparece como un pilar. Por eso, soluciones como Innova CCBilling abarcan todo el proceso de facturación, permitiendo:
- Configurar y ajustar el inicio de cierre de resumen de cuenta definido para cada ciclo de facturación.
- Integrar el sistema de registro de consumo, realizar la carga directa en la plataforma o agregar datos recolectados mediante dispositivos móviles.
- Cargar de forma masiva los consumos desde un archivo.
- Validar anomalías al ingresar consumos para minimizar errores.
En conclusión,
Como podemos ver, el proceso de facturación es amplio y tiene muchas implicancias si resulta ineficiente. De él depende la sostenibilidad financiera de nuestra organización, la satisfacción de nuestros clientes y la optimización del uso del tiempo, entre otras cosas.
Para poder agilizarlo, la tecnología es nuestra principal aliada, ya que nos permite:
- automatizar tareas a lo largo de todo el proceso,
- centralizar la información eliminando silos de datos y duplicaciones,
- mejorar la experiencia del cliente en torno a la factura y pago de la misma, tan solo por nombrar algunas.
El dato fundamental es que la plataforma que elijas incluya soluciones para gestión de relaciones con el cliente. Como así también el manejo de la comunicación con el cliente en canales digitales, cobranzas y la gestión de facturación recurrente.
Innova CCS es una plataforma que permite a empresas de servicios realizar una gestión integral del proceso de facturación e impulsar la experiencia de sus clientes. Puedes contar con nuestra solución que incluye un software a medida más el asesoramiento de expertos.