¿Por qué cada vez más empresas apuestan a la digitalización de sus procesos? Conoce los retos que enfrentan y las razones para llevar a cabo esta acción.
Digitalización de procesos
La digitalización de procesos es el traspaso y carga de la información de la empresa a un entorno virtual. Su implementación requiere de herramientas tecnológicas que permitan el manejo y conservación de los datos. Es decir, un software de gestión y almacenamiento en nube o servidor local. De este modo, se pone en línea la información y al alcance de los usuarios adecuados.
A continuación, te contamos qué es la digitalización de procesos y qué desafíos representa para las empresas. También te damos las razones para poner en marcha esta acción y mejorar la gestión de tu empresa.
¿Qué es la digitalización de procesos?
La digitalización de procesos es la conversión y transferencia de la información de la empresa a un entorno virtual. Su implementación requiere de herramientas tecnológicas que permitan el manejo y conservación de los datos. Es decir, un software de gestión y almacenamiento en nube o servidor local. De este modo, se pone en línea la información y al alcance de los usuarios adecuados.
Los desafíos de la digitalización de procesos y sus soluciones
La transformación digital de procesos representa ciertos retos para la organización. A continuación, te contamos cuáles son y cómo enfrentarlos.
- Resistencia al cambio
Esta es una de las mayores limitaciones que enfrentan las organizaciones. Sin importar si la resistencia se ejerce desde el área directiva de la empresa o del resto de los colaboradores, siempre representa un retraso en el proceso.
Para superarlo es preciso crear conciencia dentro del grupo humano sobre la importancia del cambio y sus ventajas. En este sentido, la capacitación es una gran herramienta porque no solo informa, sino que prepara a los colaboradores para ser agentes del cambio.
- Falta de infraestructura
Cuando hablamos de falta de infraestructura para enfrentar el cambio no solo nos referimos a la tecnología. También hacemos referencia al personal capacitado para ser agente de la transformación.
Sin embargo, una manera de resolverlo es contar con un proveedor que te asesore sobre cuál es la solución tecnológica adecuada a tus necesidades y cómo implementarla. Así lograrás superar este reto de forma exitosa.
- Presupuesto limitado
Una acción que tiene un impacto tan profundo en una organización, hace suponer que requiere una inversión muy grande.
Sin embargo, las soluciones customizadas se posicionan como una gran opción para empresas que requieren de un software configurable de acuerdo a sus requerimientos. En comparación con una solución a medida, sus grandes ventajas son tiempos de implementación reducidos con un costo menor.
Además, más allá de la inversión inicial, es importante mencionar que la digitalización conlleva una gran cantidad de ahorros. Como, por ejemplo, evitar el retrabajo, eliminar los errores de tareas manuales, las impresiones en papel, entre otros.
7 razones para la digitalización de los procesos de tu empresa
Existen infinidad de razones para digitalizar los procesos de tu empresa. Acá te contamos solo algunas de ellas:
Mejora la productividad con la digitalización
Contar con procesos ordenados y automatizar las tareas repetitivas ayudará a que tu equipo se sienta más motivado y comprometido con la empresa.
Así mismo, la organización de la información y una mejor accesibilidad hace que los colaboradores sean más productivos, ahorrando tiempo y dinero.
Aumenta la satisfacción de los clientes
La digitalización permite sumar nuevos canales de comunicación con tus clientes y de este modo brindarles una auténtica experiencia omnicanal. Además, esta acción impulsa la implementación de soluciones de autogestión, ayudando al cliente a realizar sus gestiones de manera ágil y efectiva.
Mejora la toma de decisiones con la digitalización
Las herramientas tecnológicas brindan informes actualizados sobre distintos aspectos de tu empresa. Por lo tanto, con esos reportes podrás tomar decisiones más acertadas con base en datos reales.
Permite estructurar la información
Esta es una de las grandes ventajas que representa la digitalización. Debido a que ordena la información y la hace accesible a las personas adecuadas en el momento oportuno.
En especial, contribuye a evitar la pérdida y duplicación de datos.
Ayuda a monitorear de forma integral el negocio
El uso del dashboard o tablero de control que ofrecen los softwares permite tener un seguimiento de todo lo que sucede en el negocio. La gran ventaja de este aspecto es que mediante esta funcionalidad se pueden detectar desviaciones, cuellos de botella y posibles puntos de mejora de las gestiones.
A su vez, brinda información sobre las acciones recurrentes de clientes y el personal. Lo cual contribuye a comprender mejor el recorrido de los usuarios.
Del mismo modo, permite hacer una supervisión del flujo de caja, ventas, gestiones y trámites. Como así también, verificar si los tiempos previstos se cumplen.
Facilita la flexibilización de las condiciones de trabajo
¿Sabías que el 74% de los trabajadores dice que tener la opción de trabajar de forma remota los haría menos propensos a dejar una empresa?Como vemos, en la actualidad, la flexibilidad es uno de los aspectos más valorados por los colaboradores. Gracias a la digitalización, la información es accesible desde cualquier dispositivo y lugar. Esto hace posible implementar el trabajo híbrido y remoto.
Cuida el medio ambiente (ahorrando tu dinero) con la digitalización
La digitalización es la gran aliada para desarrollar acciones de responsabilidad ambiental. Como resultado de la minimización del uso del papel y disminución de las emisiones de carbono generadas en la distribución de, por ejemplo, facturas a clientes.
Digitalización en los procesos para ser más competitivo
Claro está que el impacto de la digitalización en las empresas es profundo, alcanzando a colaboradores, clientes y hasta los rangos directivos.
En Innova CCS trabajamos para ayudar a digitalizar los procesos de organizaciones de diferentes áreas como: educación, retail, salud, servicios financieros, consorcios, entre otras.
Con herramientas como Innova Business Manager las ayudamos a tener procesos más fluidos y precisos que les permitan efectuar gestiones exitosas y reducir costos. En consecuencia, las tareas del Back Office son más simples, optimizando el negocio.
Sin embargo, uno de los puntos más complejos de la gestión de un negocio es el manejo del dinero. Para ello hemos creado, Innova Cash Connector & Control una solución que permite incorporar nuevos puntos de cobro y centralizar toda la información en un mismo lugar. Una herramienta que no solo facilita la gestión a tus colaboradores, también mejora la experiencia del cliente.
En conclusión, más allá de la solución, es muy importante que el proveedor que elijas pueda asesorarte para dar con la herramienta tecnológica adecuada. Es decir, aquella que te permita integrarla a los sistemas existentes, incorporar nuevas funcionalidades y, sobre todo, que sea adaptable a las necesidades de tu empresa. Porque la digitalización hace más competitivas a las organizaciones, ayudándolas a crecer de forma sostenida en el tiempo.
Es hora de digitalizar tu empresa, sabemos cómo hacerlo. ¡Escríbenos y prepárate para que tu empresa crezca!