Descubre cómo, a través de la tecnología, una institución educativa transformó su gestión administrativa, mejorando su eficiencia.
La gestión administrativa en instituciones educativas suele ser un proceso complejo y lento cuando se realiza de forma manual. Sin embargo, a través de soluciones tecnológicas avanzadas, es posible automatizar y optimizar estos procesos.
De esta forma, no solo mejora la eficiencia, sino que también proporciona una mejor experiencia tanto a los estudiantes como al personal administrativo. Un claro ejemplo de éxito es Oxford College, un instituto de idiomas que brinda formaciones online e híbridas. Una institución que necesitaba realizar la transformación digital de su gestión administrativa.
Aquí te contamos cuáles eran sus desafíos y cómo, a través de nuestras soluciones tecnológicas, logró transformar su gestión administrativa para centrarse en lo más importante: la educación.
Los desafíos en la gestión administrativa de las instituciones educativas
En instituciones educativas, la gestión administrativa incluye tareas tediosas y susceptibles a errores cuando se manejan de forma manual. Como, por ejemplo:
- Registro de estudiantes.
- Conciliación de pagos.
- Administración de recursos financieros.
- Gestión de facturación.
Estas tareas, además de consumir mucho tiempo, si no se hacen con eficiencia, afectan la calidad del servicio ofrecido a los estudiantes. En el caso puntual de Oxford College enfrentaba de forma constante problemas con la conciliación manual de pagos y la falta de automatización en estos procesos.
Las claves para transformar la gestión administrativa con la tecnología
Antes de implementar nuestras soluciones, Oxford College utilizaba métodos tradicionales para la gestión de pagos y procesos administrativos, lo que generaba retrasos y sobrecargaba al personal. El equipo administrativo debía conciliar de modo manual todos los pagos, lo que no solo llevaba a errores frecuentes, sino que también implicaba largas jornadas de trabajo dedicadas a tareas repetitivas.
Desde el instituto de idiomas consideraron necesario alinear los procesos del área administrativa con su propuesta pedagógica digital. Para lograrlo, la clave estaba en automatizar estos procesos. Como, también, vincular su sistema de gestión administrativa con su plataforma educativa virtual.
Cómo fue la transformación de la gestión administrativa en Oxford College
Para resolver los desafíos administrativos de Oxford College, desde Innova CCS implementamos una solución integral para optimizar múltiples aspectos clave. Esta propuesta incluyó herramientas que no solo mejoraron la experiencia de los estudiantes, sino que también aumentaron la eficiencia del equipo administrativo:
• Portal de Autogestión de Alumnos
Por medio de Innova Customer Portal, los alumnos pueden realizar gestiones relacionadas con pagos, inscripciones y descargas de facturas. Como, por ejemplo:
- Consultar detalles de deuda y estado del curso.
- Inscripción en nuevos cursos de manera online.
- Informar pagos realizados por transferencia o depósito.
- Descargar facturas y gestionar reclamos o consultas.
• Herramienta de Backoffice
A través de Innova Business Manager e Innova Comms Tracker no solo se agilizaron las tareas administrativas de alumnos, también impulsó la comunicación. Entre las mejoras podemos mencionar:
- Administración integral de los alumnos: legajos, pagos, historial de cursos y solicitudes.
- Envío de notificaciones automáticas (recordatorios de pago, campañas de marketing por SMS/email).
- Gestión eficiente de reclamos y consultas, permitiendo segmentar las respuestas.
• Hub de Pagos
Para brindar una solución integral de pagos, implementamos Innova Cash Connector & Control. Con esto, Oxford College logró:
- Integrar de forma rápida los diversos canales de pago y soporte para pagos online.
- Generar códigos QR y códigos cortos para pagos sin necesidad de presentar factura física.
- Enviar notificaciones automáticas para los estudiantes al completar sus pagos.
• Automatización de facturación y conciliación
Mediante la integración con el aplicativo de Factura Electrónica de AFIP más Innova Cash Connector & Control, la institución pudo:
- Contar con la facturación electrónica conectada con AFIP.
- Automatizar la conciliación bancaria, con alertas automáticas ante cualquier error.
- Generar de forma automática reportes, dar seguimiento a los reclamos y tener trazabilidad completa de las transacciones.
En otras palabras, esta solución contribuyó a que Oxford College mejorara su gestión administrativa. Mientras que, a la vez, le permitió liberar tiempo para que el personal pudiera enfocarse en tareas más estratégicas, como la planificación y el análisis de resultados.
Los resultados obtenidos al digitalizar la gestión administrativa
La implementación de las soluciones de Innova CCS en Oxford College trajo una mejora significativa en cinco áreas clave:
- Automatización y reducción de trabajo manual: Se eliminaron muchos procesos manuales, lo que redujo de forma significativa la carga de trabajo en el área administrativa. Por ejemplo, la institución logró mejoras como:
- conciliación bancaria automática,
- emisión de facturas electrónicas y
- generación de reportes, entre otros.
- Mejora en la experiencia del estudiante: Los alumnos ahora pueden inscribirse a cursos y realizar pagos de manera virtual. Esto redujo la necesidad de acudir de manera presencial a la institución, así como las consultas y reclamos por pagos.
- Optimización del flujo de caja: A través de la consolidación de los pagos y la posibilidad de contar con múltiples canales de cobro, Oxford College mejoró el cashflow, agilizó la facturación y minimizó errores, como pagos duplicados.
- Gestión centralizada y trazabilidad: Toda la información relevante de los estudiantes está ahora centralizada, facilitando la toma de decisiones y el seguimiento de cada transacción en tiempo real.
- Mejoras en la estrategia de marketing: La automatización de campañas de marketing permite enviar recordatorios y promociones en momentos clave. Esto contribuyó a mejorar la comunicación con los estudiantes, aumentando su retención.
Pero, ¿cómo fue la experiencia de este cliente en el proceso de implementación de las soluciones? A continuación, compartimos el testimonio de uno de los miembros del equipo de la institución educativa.
La experiencia del cliente

“El acompañamiento de Innova CCS fue excepcional desde el inicio. Su soporte permitió una integración rápida y sin problemas. El valor agregado más importante fue la conciliación bancaria automática, que nos ahorró horas de trabajo. Desde la implementación, hemos visto una notable reducción en la carga administrativa y una mayor eficiencia en nuestros procesos. Sin duda, recomendaría Innova CCS por su asistencia constante y capacidad de resolver nuestras necesidades.”
Leonardo Stiepovich – Representante Legal Oxford College English Institute
Conclusión
La adopción de soluciones tecnológicas como las de Innova CCS es crucial para optimizar la gestión administrativa en instituciones educativas. El caso de éxito de Oxford College muestra cómo una transformación digital adecuada puede generar mayor agilidad, eficiencia y satisfacción para los estudiantes y el personal administrativo. En un entorno donde la digitalización es cada vez más importante, contar con herramientas avanzadas es un diferenciador clave para mantenerse competitivo.
Si tu institución educativa necesita digitalizar los procesos del área administrativa. Desde Innova podemos ayudarte, ponte en contacto.