Descubre cómo puedes optimizar la gestión de espacios de trabajo con herramientas avanzadas y lograr mayor eficiencia.
La gestión de espacios de trabajo ha cobrado gran importancia en las empresas dada la necesidad de adaptarse a las nuevas dinámicas laborales. En este contexto, las empresas enfrentan el reto de organizar de manera eficaz sus áreas para mejorar la productividad y la experiencia de sus colaboradores.
A continuación, explicaremos qué es la gestión de espacios de trabajo y presentaremos el caso de éxito de Día Argentina. Además, detallaremos cuáles son las funcionalidades clave de una solución avanzada para la reserva de espacios corporativos. Descubre cómo esta herramienta puede transformar el entorno laboral, haciéndolo más eficiente y adaptado a las necesidades actuales.
Qué es la gestión de espacios de trabajo
La gestión de espacios de trabajo se refiere a la planificación, organización y administración de los espacios físicos dentro de una empresa para maximizar la eficiencia y mejorar la experiencia de los empleados.
En el sector corporativo, esta gestión implica:
- la asignación de escritorios,
- la organización de salas de reuniones y
- el aprovechamiento óptimo de áreas comunes.
Una gestión eficaz permite no solo acomodar al personal de manera eficiente, sino también fomentar la colaboración, creatividad y satisfacción laboral.
La adopción de modelos de trabajo híbrido ha llevado a las empresas a buscar soluciones que faciliten la gestión flexible de sus espacios. Esto incluye la implementación de sistemas de reservas que permitan a los colaboradores seleccionar su lugar de trabajo, coordinar reuniones y acceder a áreas comunes sin inconvenientes.
Un caso de optimización de espacios de trabajo
Un ejemplo destacado de cómo optimizar la gestión de espacios de trabajo es el caso de Día Argentina. Aquí, Alejandro Martín Crespo, Especialista en Comunicación Interna, comparte cómo fue la experiencia en la implementación de Innova Pick Place, una solución para la gestión de espacios corporativos.
“La pandemia estaba quedando atrás y necesitábamos organizar los espacios de trabajo con un sistema ágil para el usuario. Para que reservar su lugar sea algo claro, simple, generando una buena experiencia”, explica Crespo.
Antes de implementar esta solución, la empresa enfrentaba “la necesidad de convivir armoniosamente con la utilización de los espacios”. Un desafío particular teniendo en cuenta que en la oficina son aproximadamente 400 personas o más y poco más de 170 espacios disponibles.
El método anterior, que dependía de la coordinación manual por parte de los directores de cada área, resultaba ineficiente. La necesidad de organizar el espacio laboral llevó a Día Argentina a optar por Innova Pick Place.
“El diseño de mapas, división de sectores, la rápida respuesta a nuestros requerimientos de cambios y/o implementación fueron clave”
Alejandro Martín Crespo, Especialista en Comunicación Interna, Día Argentina.
Crespo describe la experiencia con Innova Pick Place como sumamente positiva. Además, agrega que la herramienta ha brindado orden y coordinación, permitiendo a cada Dirección tener claridad sobre su asignación de espacios.
Algunos de los beneficios reportados, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, son “mayor certeza de los días más – menos cargados de la semana” y “una mejora en la convivencia del espacio”.“Recomendaría estos servicios porque ofrecen un producto que está a la vanguardia del mercado y porque la atención al cliente como proveedor es súper recomendable”, concluye Crespo.
Cuáles son las funcionalidades clave en una solución de reserva de espacios corporativos
Herramientas como Innova Pick Place se adaptan a las necesidades modernas de las empresas y ofrecen una solución integral para gestionar reservas corporativas. Algunas de sus funcionalidades destacadas son:
- Gestión de puestos de trabajo
- Manejo del aforo. Al permitir ajustar la capacidad de la oficina según las necesidades específicas para una planificación flexible y eficiente.
- Reservas puntuales y recurrentes. Facilitando la programación de espacios, optimizando su uso diario.
- Visualización de reservas. Al proporcionar una vista detallada de las reservas a través de planos de planta. Así, mejora la transparencia y la planificación.
- Cancelaciones anticipadas. Mediante la liberación de espacios no utilizados para maximizar la disponibilidad y el aprovechamiento de los recursos.
- Salas de reuniones
- Reservas y convocatorias. Mejorando la organización de reuniones, al convocar asistentes y gestionar los recursos necesarios.
- Reportes de limpieza. Asegurando que las salas se mantengan en óptimas condiciones, gestionando las necesidades de limpieza.
- Valoración y check-in QR. Facilita la evaluación de las condiciones del lugar y simplifica el proceso de check-in mediante códigos QR.
- Espacios comunes
- Administración de turnos. Permite la gestión de turnos de comedores, gimnasios y otras áreas comunes, asegurando su uso óptimo.
- Catering y selección de menús. Integración de servicios de alimentación con opciones de menú anticipado, mejorando la experiencia del usuario.
- Parking. Facilita la gestión del estacionamiento con alertas y notificaciones, optimizando su uso.
- Ingreso de proveedores y visitas
- Control de acceso. Permite la supervisión de la entrada y salida de visitantes y proveedores, garantizando la seguridad del entorno.
De esta forma, Innova Pick Place mejora la experiencia de todos los usuarios al simplificar el proceso de reservas y optimizar el uso del espacio. A la vez, facilita la planificación diaria al contar con:
- accesibilidad desde cualquier dispositivo conectado a Internet,
- envío de recordatorios automáticos y
- la integración con calendarios personales.
Conclusión
La gestión de espacios de trabajo es un componente esencial para cualquier empresa que busque maximizar la eficiencia y la satisfacción de sus colaboradores. Casos como el de Día Argentina demuestran cómo una solución integral como Innova Pick Place puede transformar el entorno laboral, haciéndolo más organizado y adaptado a las necesidades actuales.
Da el primer paso hacia una gestión más eficaz de los espacios de trabajo en tu empresa. Ponte en contacto