Descubre cómo FUTRASAFODE logró reducir un 10% la morosidad con nuestra solución para gestión administrativa en instituciones educativas.
La gestión administrativa en instituciones educativas representan numerosos desafíos a nivel interno y en la atención al alumnado. Ante esto, la digitalización y automatización de procesos son claves para optimizar recursos y mejorar la calidad del servicio.
En este artículo compartimos el caso de éxito de FUTRASAFODE. Descubre cómo esta institución argentina, que se dedica a la formación y desarrollo de trabajadores sanitaristas, logró superar sus dificultades administrativas y de facturación.
¿Cuáles son los retos de la gestión administrativa en instituciones educativas?
Las instituciones educativas, así como muchas otras organizaciones, se enfrentan a una serie de retos significativos. Entre ellos:
- Gestión administrativa compleja: Las tareas administrativas como la facturación, control de pagos y gestión de inscripciones se tornan complicadas a medida que aumenta el número de matrícula.
- Consumo de recursos: La gestión manual de procesos administrativos consume mucho tiempo y recursos, reduciendo la eficiencia operativa.
- Atención al estudiante: La atención personalizada y eficiente a los estudiantes y sus familias puede demandar mucho tiempo si no se usan las herramientas adecuadas.
- Integración de sistemas: La falta de una plataforma integral para gestionar todos los aspectos administrativos puede llevar a errores y duplicación de esfuerzos.
En este contexto desafiante, la tecnología aparece como una pieza clave. A continuación te contamos de qué forma puede ayudar un software para instituciones educativas.
Cómo enfrentar el incremento de alumnos en la gestión administrativa
Ante el incremento de los alumnos, FUTRASAFODE se enfrentaba a una compleja gestión de la facturación y cobranzas. La organización, en principio, gestionaba estos procesos de forma manual. Sin embargo, estos métodos se volvieron insostenibles con el crecimiento de la matrícula.
Walter Leandro Corral, Responsable del área Administrativa de FUTRASAFODE, detalla: “Al iniciar teníamos una cantidad pequeña de alumnos, gestionada mediante facturación de AFIP y cuyo control se efectuaba a través de planillas de Excel. Con el tiempo, enfrentamos un problema de crecimiento, ya que el volumen de los alumnos fue mucho mayor y esto requería una dedicación de tiempo/ horas hombre muy elevada.”
La solución: digitalizar y simplificar los procesos administrativos
En este contexto, ofrecimos como propuesta la solución integral de Innova Educ para digitalizar y simplificar los procesos administrativos. Una interfaz intuitiva que permitió al personal administrativo utilizarlo sin necesidad de un extenso entrenamiento.
Entre las mejoras clave que consiguió la organización gracias a nuestra plataforma podemos detallar:
- Automatización de la emisión de la facturación mensual. Así lograron reducir de forma significativa el tiempo y trabajo manual requerido.
- Gestión de cobranzas. Gracias a la conciliación de pagos y gestión de bonificaciones y punitorios de forma automatizada.
- Implementación de un medio de autogestión para los estudiantes. Donde pueden visualizar sus facturas y pagos, minimizando el volumen de consultas al área de administración.
- Generación de reportes detallados. Mediante métricas del sistema, se conoce el estado de la facturación, pagos pendientes, y otros aspectos financieros de manera sencilla y rápida. Esto proporciona una visión clara y actualizada de la situación financiera y académica, permitiendo tomar acciones proactivas y estratégicas.
- Seguimiento de estados de alumnos a través de workflows. Pudiendo ver en el sistema en qué estado se encuentran los distintos alumnos (activos, regularizados, graduados, etc.). Esto facilita la gestión y el seguimiento del progreso de cada alumno de manera eficiente.
Gracias a la información en tiempo real sobre la facturación y estado de los alumnos, es posible tomar decisiones informadas y rápidas.
Menos morosos y más calidad a través de una gestión administrativa eficiente
La implementación de Innova Educ en FUTRASAFODE dio como resultado mejoras significativas en varios aspectos de su gestión administrativa.
- Reducción del tiempo de trabajo: La emisión automática de facturas y la conciliación de pagos permitieron liberar una gran cantidad de horas hombre. Así, los colaboradores pudieron desempeñar tareas más estratégicas.
- Mejora en el control y precisión: La gestión automatizada de cobranzas y la visualización de facturas y pagos en tiempo real mejoraron el control financiero. A la vez que minimizaron los errores.
- Reducción de la morosidad: Gracias a la mejor gestión de cobranzas y a los recordatorios automáticos.
- Mejora en la calidad del servicio: La autogestión por parte de los alumnos y la atención virtual disponible 24/7 mejoraron la experiencia del usuario y agilizaron los procesos administrativos.
- Seguridad de la información: La institución educativa logró contar con los más altos estándares de seguridad para los datos de los alumnos y las transacciones financieras. Así, lograron garantizar la confidencialidad e integridad de su información.
“Con Innova logramos mejorar la calidad del servicio y redujimos por lo menos un 10% la morosidad. Optimizamos los tiempos de trabajo y logramos una elaboración de informes más ágil y precisa.”
Lic. Walter Leandro Corral
Responsable del área Administrativa – FUTRASAFODE
Conclusión
La experiencia de FUTRASAFODE demuestra cómo las instituciones educativas pueden superar los desafíos de gestión interna y atención al estudiante. Gracias a la implementación de soluciones tecnológicas avanzadas, es posible optimizar los recursos, mejorar la calidad del servicio y la satisfacción de los alumnos.
De esta forma, ayudamos a esta organización a enfocarse en lo que realmente importa: la educación y el desarrollo de sus estudiantes.
¿Quieres mejorar y simplificar los procesos administrativos de tu institución educativa? Podemos ayudarte, ponte en contacto